WEG-FAQs: Häufig gestellte Fragen zur WEG-Verwaltung

Worum kümmert sich mein WEG-Verwalter?

Als professionelle WEG-Verwaltung kümmern wir uns um alle Belange rund ums Haus und die Eigentümergemeinschaft. Wir berufen die WEG-Versammlung ein, begleiten und moderieren diese. Dabei achten wir darauf, dass die Interessen der einzelnen Eigentümer gerecht berücksichtigt und abgestimmt werden, sodass Entscheidungen getroffen werden, die wirtschaftlich sinnvoll sind und mit denen nach Möglichkeit alle zufrieden sind.

Darüber hinaus stellen wir den Wirtschaftsplan auf und berechnen das daraus resultierende Hausgeld. Mit Dienstleistern vereinbaren wir die Konditionen für Arbeiten/Leistungen und kümmern uns um die Auftragsabwicklung. Durch unsere Rahmenverträge mit vielen Handwerkern und anderen Dienstleistern können wir oft besonders günstige Konditionen erreichen. Im Falle von komplexen Sanierungs- und Instandhaltungsarbeiten unterstützt nach Möglichkeit der WEG- Techniker unsere Verwalter, um eine optimale Lösung zur Werterhaltung der Immobilie zu finden.

Schlussendlich übernehmen wir die gesamte Buchhaltung für die WEG inkl. der Überprüfung der Zahlungseingänge und -ausgänge. Darüber hinaus kümmern wir uns um die Aufstellung der Hausordnung.

Wie erreiche ich meinen WEG-Verwalter?

Die Kontaktdaten Ihres persönlichen WEG-Verwalters finden Sie auf allen Schriftstücken oder E-Mails, die Sie von der GWG erhalten haben. Falls Sie gerade kein Schreiben zur Hand haben, können Sie sich gerne an das Backoffice- Team der WEG- Abteilung wenden. Das Backoffice- Team ist wie folgt zu erreichen:

E-Mail: info-weg(at)gwg-gruppe.de
Tel.: 0711 22777-189 u. -655

Bei weiteren Fragen steht Ihnen zusätzlich die Leiterin WEG-Verwaltung KB, Frau Anja Schreiber, zur Verfügung. Die Kontaktdaten sind unten auf dieser Seite aufgeführt.

Wir suchen einen professionellen Verwalter für unsere WEG. An wen kann ich mich wenden?

Mit unserer Erfahrung aus der Verwaltung von rd. 3.500 Wohnungen können wir sicherlich auch Ihnen helfen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Bitte wenden Sie sich an Frau Schreiber, deren Kontaktdaten Sie unten auf dieser Seite finden.

Wie lange gilt ein Vertrag zur WEG-Verwaltung?

Die Vertragslaufzeit wird in der Eigentümerversammlung beschlossen. Gesetzlich liegt die Vertragslaufzeit bei der Erstbestellung einer Hausverwaltung jedoch bei maximal drei Jahren, anschließend bei maximal fünf Jahren (vgl. § 26 Wohnungseigentumsgesetz).

WEG: Fragen und Antworten zu weiteren Themen

Begriffsbestimmungen

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Hier finden Sie Erklärungen zu den wichtigsten Begriffen rund um die WEG-Verwaltung.

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Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung

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Hier finden Sie Antworten rund um die Themen Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung.

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Eigentümerversammlung

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Die häufigsten Fragen zur Eigentümerversammlung werden hier beantwortet.

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Verwaltungsabrechnung

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Hier finden Sie Informationen zum Thema Verwaltungsabrechnung.

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Wirtschaftsplan

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Hier beantworten wir die häufigsten Fragen zum Wirtschaftsplan.

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Mieter- und Eigentumswechsel

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Hier finden Sie Antworten auf verschiedene Fragen zum Mieter- und Eigentumswechsel.

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Versicherungen

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Alles rund um das Thema Versicherungen & WEG-Verwaltung. 

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Reparaturen und Instandsetzung

Reparaturen und Instandsetzung

Hier finden Sie alles zu den Themen Reparaturen und Instandsetzung. 

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Begriffsbestimmungen

Was ist das Gemeinschaftseigentum?

Gemeinschaftliches Eigentum sind das Grundstück sowie die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die nicht im Sondereigentum oder im Eigentum eines Dritten stehen.

Weiterhin sind Gemeinschaftseigentum die Dinge, die für den Bestand und die Sicherheit des Gebäudes erforderlich sind und die dem gemeinschaftlichen Gebrauch der Wohnungseigentümer dienen, selbst wenn sie sich im Bereich des Sondereigentums befinden.

Was ist das Sondereigentum?

Jedes Sondereigentum wird in der Teilungserklärung ausdrücklich erklärt. Ein Sondereigentum ist ein in sich geschlossener Raum (z.B. Wohnung).

Was ist das Teileigentum?

Das Teileigentum beschreibt ein Sondereigentum an nicht zu Wohnzwecken dienende Räumen (z.B. Gewerbe, Garagenbox, Keller).

Was ist das Sondernutzungsrecht?

Gemeinschaftliches Eigentum mit einem eingeräumten Sondernutzungsrecht (z.B. Garten, Außenstellplatz). Flächen im Außenbereich können keine Sondereigentumsrechte eingeräumt werden.

Was ist der Miteigentumsanteil?

Die Miteigentumsanteile bestimmen die Anteile eines Sondereigentümers an dem Gemeinschaftseigentum.

Der Miteigentumsanteil steht immer in Verbindung mit einem Sondereigentum entsprechend der Teilungserklärung. Die Höhe der Miteigentumsanteile richtet sich in der Regel nach der Größe und Ausstattung des Sondereigentums.

Die Höhe des Miteigentumsanteils legt meist auch den Umlageschlüssel für die Kostenverteilung des Gemeinschaftseigentums fest.

Was ist das Wohnungseigentumsgesetz?

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist die Basis für das Wirken und Handeln der Verwaltung und der Wohnungseigentümergemeinschaft. Dort sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Verwaltung Ihrer Immobilie festgelegt.

Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung

Was ist in der Teilungserklärung enthalten?

Die Teilungserklärung ist ein notariell beurkundetes Dokument und enthält insbesondere die Teilung des Gemeinschaftseigentums in Miteigentumsanteile. Weiterhin sind die Rechte und Pflichten der Verwaltung und der Wohnungseigentümer und die Rahmenbedingungen für die Abwicklung von Eigentümerversammlungen enthalten. Die Teilungserklärung ist bindend für jeden Wohnungseigentümer.

Was ist die Gemeinschaftsordnung?

Die Gemeinschaftsordnung ist eine Anlage zur Teilungserklärung. Darin sind Maßgaben enthalten, die das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander regeln.

Kann die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung geändert werden?

Eine Teilungserklärung kann mittels Beschlussfassung nicht geändert werden. Hierzu bedarf es einer Vereinbarung aller Eigentümer. In der Folge wird eine vereinbarte Änderung im Grundbuch vermerkt und muss notariell beurkundet werden.

Eigentümerversammlung

Wann findet die Eigentümerversammlung statt?

Die Terminierung der Eigentümerversammlung obliegt der Verwaltung. Sobald die Verwaltungsabrechnung und der Wirtschaftsplan fertiggestellt und beschlussreife Unterlagen zu allen Tagesordnungspunkten eingetroffen sind, wird die Eigentümerversammlung terminiert.

Die Eigentümerversammlung wird in der Regel außerhalb der üblichen Geschäftszeiten anberaumt, damit jedem Eigentümer eine Teilnahme möglich ist.

Wann ist die Eigentümerversammlung beschlussfähig?

Bei einer Quote von mehr als 50 Prozent der Miteigentumsanteile ist die Versammlung beschlussfähig. Sollte Ihnen die Teilnahme nicht möglich sein, können Sie die dem Einladungsschreiben beigelegte Vollmacht verwenden.

Ohne die Mindestquote kann die Eigentümerversammlung nicht durchgeführt werden; darin gefasste Beschlüsse sind nichtig.

Beachten Sie bitte, dass in der Teilungserklärung anderweitige Regelungen zur Beschlussfähigkeit getroffen werden können.

Wie oft findet die Eigentümerversammlung statt?

Die ordentliche Eigentümerversammlung findet regelmäßig einmal im Jahr statt. Sie werden von Ihrem Verwalter mit einer Ladungsfrist von zwei Wochen eingeladen.

Sollte es erforderlich sein, können auch außerordentliche Eigentümerversammlungen einberufen werden, die unter bestimmten Umständen keiner zweiwöchigen Ladungsfrist unterliegen.

Wo findet die Eigentümerversammlung statt?

Die Eigentümerversammlung findet in einer abgeschlossenen Räumlichkeit statt. Möglichst wird eine Lokalität mit einem geeigneten Nebenzimmer in Objektnähe gebucht.

Wer sind die Teilnehmer?

Neben dem Versammlungsleiter werden alle Grundbucheigentümer eingeladen und sind teilnahmeberechtigt. Die Teilnahme von Dritten (abgesehen von Übersetzer usw.) ist untersagt, es sei denn, die Eigentümergemeinschaft gestattet die Teilnahme.

Ich möchte ein bestimmtes Thema auf der Eigentümerversammlung behandeln. Was ist zu tun?

Reichen Sie uns bitte rechtzeitig vor der Versammlung Ihren Antrag ein, damit wir ihn auf der Tagesordnung berücksichtigen können. Bitte beschreiben Sie den Beschlussantrag so ausführlich wie möglich und fügen Sie ggf. eine Skizze (z.B. Beschlussantrag Aufstellen eines Gartenhäuschens) mit ein. Der Beschlussantrag wird anschließend geprüft und wenn möglich als Tagesordnungspunkt zur Einladung mit aufgenommen.

Wie werden die Beschlüsse gefasst?

Beschlüsse werden in den häufigsten Fällen per Handzeichen gefasst. Für organisatorische Beschlüsse (Beschluss über die Abrechnung oder den Wirtschaftsplan) reicht eine einfache Mehrheit, das heißt, die Mehrheit der auf der Eigentümerversammlung anwesenden Eigentümer muss dem Antrag stattgeben.

Hiervon gibt es allerdings auch abweichende Beschlusskompetenzen:

  • - Bauliche Veränderungen bedürfen Allstimmigkeit. Das heißt, dass alle Eigentümer, die von dieser Änderung beeinträchtigt sein könnten (nicht nur die im Rahmen der Eigentümerversammlung Anwesenden), diesem Beschluss zustimmen müssen.
  • Beispiel: Errichtung eines Wintergartens
  •  
  • - Modernisierungsmaßnahmen bedürfen einer doppelt qualifizierten Mehrheit, somit müssen drei Viertel der Eigentümer (Kopfprinzip) dieser Maßnahme zustimmen, die gleichzeitig auch mindestens fünfzig Prozent der Miteigentumsanteile halten.
  • Beispiel: Aufbringung einer Fassadendämmung
  •  
  • - Modernisierende Instandsetzungen bedürfen einer einfachen Mehrheit (§ 22 Abs. 3 i. V. m. § 21 Abs. 3 und Abs. 5 Nr. 2 WEG).
  • Beispiel: Austausch eines defekten Gasheizkessels durch ein modernes Brennwertgerät.
  •  

In Ihrer Teilungserklärung kann zur Beschlusskompetenz eine Abweichung vereinbart sein.

Verwaltungsabrechnung

Was ist darin enthalten?

In der Jahresabrechnung sind die Bewirtschaftungskosten Ihrer Immobilie, sowie die Rücklagenentnahmen und Rücklagenzuführungen aufgeschlüsselt. Als Serviceleistung weisen wir Ihnen in der Verwalterabrechnung die nach der Betriebskostenverordnung auf Ihren Mieter umlagefähigen Kosten aus.

Wann erhalte ich die Abrechnung?

Wann wir die Abrechnung fertigstellen können, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Zunächst benötigen wir die Schlussrechnungen der Energieversorger (Wasser, Gas, Fernwärme etc.), um sie an den Wärmedienst weiter zu leiten. Anhand der abgelesenen Zählerwerte Ihrer Verbrauchserfassungsgeräte werden die Kosten unter den Wohnungen verteilt. Diese Verteilung der Heiz- und Wasserkosten wird gemäß Heizkostenverordnung vom Wärmedienst vorgenommen. Alle weiteren Kosten werden von unserem Abrechnungsteam verarbeitet. Die daraus entstandene Verwalterabrechnung wird anschließend von Ihrem Verwaltungsbeirat zusammen mit Ihrem WEG- Verwalter geprüft.

Es existiert keine Frist bis zu welchem Zeitpunkt die Verwaltungsabrechnung erstellt werden muss. Wir sind allerdings bemüht, Ihnen die Abrechnung gemäß der gängigen Rechtsprechung bis zum 30.06. des Folgejahres zur Verfügung zu stellen.

Wann erhalte ich mein Guthaben? Wann wird der Fehlbetrag fällig?

Die Abrechnungssalden (Guthaben und Fehlbeträge) werden zum Zeitpunkt der Beschlussfassung im Rahmen der Eigentümerversammlung fällig. In der Regel wird in der Eigentümerversammlung eine Fälligkeit innerhalb der darauffolgenden 10 Tage beschlossen.

Wirtschaftsplan

Was ist darin enthalten?

Der Wirtschaftsplan beziffert die voraussichtlichen Bewirtschaftungskosten eines laufenden Jahres. Bedenken Sie bitte, dass manche Kostenfeststellungen auf Schätzungen basieren, andere Kosten dagegen als Reserve dienen. In der Verwaltungsabrechnung sind dann die tatsächlich angefallenen Kosten dargestellt.

Was ist das Hausgeld und wer hat es zu zahlen – der Mieter oder der Eigentümer?

Die Wohnungseigentümer haben die Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums zu tragen. Diese werden durch den Wirtschaftsplan für die entsprechende Wirtschaftsperiode festgelegt und nach dem geltenden Kostenverteilungsschlüssel auf die Wohnungseigentümer umgelegt. Der entfallende Zahlungsbetrag wird als Hausgeld bezeichnet. Das Hausgeld beinhaltet z.B. die Betriebskosten, Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten und die Instandhaltungsrücklage.

Warum hat sich meine Hausgeldrate erhöht?

Ein Wirtschaftsplan basiert immer auf der Abrechnung des Vorjahres unter Berücksichtigung der bereits angefallenen Kostenaufwendungen und einer Kalkulation möglicher Preisanpassungen (z.B. Heizenergie). Zusätzlich werden anhand Ihres Gebäudealters und der Ausgaben in den letzten Jahren voraussichtliche Instandhaltungsausgaben eingeplant. Die Rücklagenzuführung sowie eine mögliche Erhöhung (die separat zum Wirtschaftsplan beschlossen wird) fliest ebenfalls in die Hausgeldrate mit ein. Durch das monatliche Hausgeld wird die Eigentümergemeinschaft in die Lage versetzt, die Substanz der Anlage zu erhalten und die laufende Versorgung sicherzustellen. Erst diese Zahlungen ermöglichen eine ordnungsgemäße Verwaltung.

Ab welchem Zeitpunkt sind die neuen Hausgelder fällig?

Über die Fälligkeit der neuen Hausgeldzahlungen wird in der Eigentümerversammlung beschlossen.

Was versteht man unter einer Hausgeldabrechnung und der damit verbundenen „Abrechnungsspitze“?

Die Hausgeldabrechnung, auch Jahresabrechnung genannt, ist eine zeitnah zu erstellende geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Wirtschaftsjahres. Sie muss übersichtlich und für einen nicht geschulten Wohnungseigentümer ohne Hinzuziehung eines sachverständigenden Dritten nachvollziehbar sein. Das System der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird diesen Anforderungen nach herrschender Meinung am ehesten gerecht. Es kommt immer dann zu einer Abrechnungsspitze, wenn in einem Wirtschaftsjahr die Vorauszahlungen auf die Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen. Diese Abrechnungsspitze wird in unserer Verwalterabrechnung ausgewiesen.

Welche Kosten aus der Hausgeldabrechnung kann man an seinen Mieter weitergeben und welche Kosten muss der Eigentümer übernehmen?

Abhängig von den Regelungen im Mietvertrag mit dem jeweiligen Mieter, können nur die Betriebskosten an den Mieter weitergegeben werden. Der Begriff der Betriebskosten ist dem Mietrecht entlehnt. Eine Beachtung im Abrechnungswesen von Eigentümergemeinschaften ist geboten, um vermietenden Eigentümern eine zutreffende Belastung von Betriebskosten (umlagefähige Nebenkosten) an ihre Mieter zu ermöglichen. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist geregelt, welche Nebenkosten zu den Betriebskosten zählen; nur diese Kosten können neben der Grundmiete auf den Mieter umgelegt werden.

Mieter- und Eigentumswechsel

Ich bin im Begriff meine Wohnung zu verkaufen. Was ist zu beachten?

Lassen Sie uns zunächst eine Verkaufsmitteilung mit dem Namen und der Anschrift des Erwerbers zukommen. Wir werden Sie und den Kaufinteressenten dann über das Verfahren zum Vollzug des Eigentumswechsels schriftlich informieren.

Weiterhin bitten wir um die Übermittlung der abgelesenen Zählerstände zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe. Nur so kann der Wärmedienst eine gesonderte Abrechnung erstellen.

Beachten Sie bitte, dass der Veräußerer der Wohnung bis zum Datum der Grundbuchauflassung des Erwerbers unser Vertragspartner bleibt, mit allen Rechten und Pflichten, die aus dem Wohnungseigentum hervorgehen. Wir benötigen daher zwingend eine Abschrift des Grundbuchauszuges, um das Datum der Auflassung zu entnehmen. Sollte der Erwerber bereits vor der Grundbuchumschreibung die Hausgelder entrichten, kann uns der Erwerber gerne ein Lastschriftmandat zur Verfügung stellen.

Hiermit möchten wir auf die Datenschutzgrundverordnung hinweisen. Die Daten des werdenden Eigentümers werden von uns, soweit vorliegend, bereits vor dem Grundbuchvollzug abgespeichert. Darüber wird der werdende Eigentümer durch uns im Begrüßungsschreiben informiert.

Ich habe einen Mieterwechsel. Was ist zu tun?

Bitte teilen Sie uns das Übergabedatum sowie die Werte der Verbrauchserfassungsgeräte mit. Wir werden dann für Sie eine Zwischenabrechnung des Wärmedienstes beauftragen. Bitte beachten Sie, dass der Wärmedienst diese Leistung in Rechnung stellt.

Versicherungen

Welche Versicherungen sind über die Wohnungseigentümergemeinschaft abgeschlossen? Welche Versicherungen benötige ich für meine Immobilie darüber hinaus?

Wir schließen im Namen der Eigentümergemeinschaft eine Wohngebäudeversicherung (versicherte Gefahren: Feuer, Hochwasser, Überschwemmung, Schneedruck, Lawinen, Erdrutsch, Erdbeben, Sturm, Hagel, Leitungswasser) und eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung (versicherte Gefahren: Sach- und Personenschäden ggü. Dritten) ab.

Weitere Versicherungen sind für die Immobilie nicht zwingend erforderlich.

Sofern Sie Ihre Wohnung als Kapitalanlage nutzen, ist anzuraten, dass Sie Ihren Mieter zum Abschluss einer Privathaftpflichtversicherung verpflichten. Der Abschluss einer Hausratversicherung wird ebenfalls empfohlen.

Was ist in einem Schadenfall zu tun?

Zeigen Sie den Schaden bitte unverzüglich der Verwaltung an. Beschreiben Sie dabei die Ursache und die Folgen des Schadens möglichst genau. Die Wiederherstellungsarbeiten werden von der Versicherung in Zusammenarbeit mit der Verwaltung koordiniert.

Reparaturen und Instandsetzungen

Ich habe einen Schaden am Gemeinschaftseigentum festgestellt. Was ist zu tun?

Kontaktieren Sie bitte unverzüglich die Verwaltung. Sollte von dem Reparaturbedarf eine Gefahr für Sachen oder Personen ausgehen, wird die Instandsetzung unmittelbar beauftragt.

Bei größeren Maßnahmen oder bei solchen Maßnahmen, von denen keine Gefahr ausgeht, wird die Instandsetzung im Rahmen einer Eigentümerversammlung behandelt, bei entsprechender Dringlichkeit auch im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.

Ich habe einen Schaden am Sondereigentum festgestellt. Was ist zu tun?

Hier können Sie die Instandsetzung in Eigeninitiative vornehmen. Außerhalb von Gewährleistungs- oder Garantieansprüchen haben Sie freie Hand in der Auswahl der Handwerker.

Ich habe am Wochenende (oder außerhalb der Geschäftszeiten der Verwaltung) einen Schaden am Gemeinschaftseigentum festgestellt. Was ist zu tun?

Jeder Eigentümer ist bei Gefahr im Verzug berechtigt, Notmaßnahmen zu ergreifen und/oder an Handwerker fremd zu vergeben. Sollte dies erforderlich sein, informieren Sie die Verwaltung bitte zum nächstmöglichen Zeitpunkt über den Sachverhalt.

Warum muss/müssen ich/wir die Rechnung zahlen? Dafür ist doch die Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig! – Abgrenzung Sondereigentum/Gemeinschaftseigentum

Die Abgrenzung zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum ist insbesondere dort wichtig, wo es um die Fragen der Kostentragung von Instandhaltungsarbeiten geht. In der Regel trägt der Wohnungseigentümer die Kosten und Lasten, die sein Sondereigentum betreffen, während die Wohnungseigentümergemeinschaft die Kosten und Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums trägt. In der Teilungserklärung können sich in Einzelfällen andere Kostenverteilungen ergeben.

Gemeinschaftseigentum: Gemeinschaftliches Eigentum im Sinne dieses Gesetzes sind das Grundstück sowie die Teile, Anlage und Einrichtungen des Gebäudes, die nicht im Sondereigentum oder im Eigentum eines Dritten stehen (Beispiele: Fenster, Wohnungseingangstüren, Fassade, Dach etc.).

Sondereigentum: Sondereigentum ist das Eigentum an einer Wohnung in Verbindung mit dem Miteigentumsanteil an dem gemeinschaftlichen Eigentum, zu dem es gehört (Beispiele: Einbauküche, Teppich, Innentüren, nicht-tragende Wände etc.).

Die Kostentragung kann in der Teilungserklärung separat vereinbart sein, so sind Fenster immer Gemeinschaftseigentum, die Kostentragung kann jedoch beim Sondereigentümer liegen.

Noch Fragen?

Für weitergehende Informationen zur WEG-Verwaltung wenden Sie sich bitte an:

Anja Schreiber
Tel.: 0711 22777-304
Fax: 0711 22777-99304
anja.schreiber(at)gwg-gruppe.de