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Neben­kos­ten — Alles was Sie wis­sen müssen

Wer schon ein­mal eine Woh­nung ge- oder ver­mie­tet hat, kommt frü­her oder spä­ter mit der Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung in Berüh­rung. Doch was ist eigent­lich der Unter­schied zwi­schen Betriebs­kos­ten und Neben­kos­ten? Und wel­che Kos­ten fal­len dar­un­ter?
Wir beant­wor­ten die wich­tigs­ten Fra­gen rund um das The­ma Nebenkostenabrechnung.

Was sind Nebenkosten?

Neben­kos­ten sind die jähr­li­chen Kos­ten, die einem Ver­mie­ter oder einer Ver­mie­te­rin im Zusam­men­hang mit einer Immo­bi­lie ent­ste­hen. Dar­un­ter fal­len bei­spiels­wei­se Instand­hal­tungs- oder Ver­wal­tungs­kos­ten, die ein­ma­lig anfal­len. Es ist nicht mög­lich, die­se Kos­ten auf die Mie­ter­schaft umzu­le­gen. Sie zäh­len nicht zu den umla­ge­fä­hi­gen Neben­kos­ten. Der Begriff Neben­kos­ten wird im All­tag oft mit den Betriebs­kos­ten ver­wech­selt. Die jähr­li­che Abrech­nung, die Sie von Ihrem Ver­mie­ter oder Ihrer Ver­mie­te­rin erhal­ten bzw. Ihren Mie­te­rIn­nen und Mie­tern aus­stel­len, ist die Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung. Eine Neben­kos­ten­ab­rech­nung gibt es daher nicht, auch wenn der Aus­druck häu­fig ver­wen­det wird. 

Betriebs­kos­ten — was ver­steht man darunter?

Unter Betriebs­kos­ten ver­steht der Para­graf § 556 Bür­ger­li­ches Gesetz­buch (BGB):

Betriebs­kos­ten sind die Kos­ten, die dem Eigen­tü­mer oder Erb­bau­be­rech­tig­ten durch das Eigen­tum oder das Erb­bau­recht am Grund­stück oder durch den bestim­mungs­mä­ßi­gen Gebrauch des Gebäu­des, der Neben­ge­bäu­de, Anla­gen, Ein­rich­tun­gen und des Grund­stücks lau­fend entstehen. 

Para­graf § 556 Bür­ger­li­ches Gesetz­buch (BGB)

Kurz gesagt: Alle Kos­ten, die im lau­fen­den Betrieb einer Immo­bi­lie anfallen.

Es kann zwi­schen war­men und kal­ten Betriebs­kos­ten unter­schie­den wer­den. Zu den war­men Betriebs­kos­ten zäh­len Kos­ten, die für Hei­zung und Warm­was­ser anfal­len. Sowohl die Heiz­kos­ten als auch die Warm­was­ser­kos­ten wer­den nach Ver­brauch abge­rech­net — Sie zah­len also nur das, was Sie tat­säch­lich genutzt haben. Zu den Heiz­kos­ten kön­nen auch die lau­fen­den Kos­ten für War­tung und Rei­ni­gung des Hei­zungs­sys­tems sowie die Gebüh­ren für Abgas­mes­sun­gen gerech­net wer­den.
Die war­men Betriebs­kos­ten zäh­len zu den umla­ge­fä­hi­gen Neben­kos­ten und wer­den vom Ver­mie­ter oder von der Ver­mie­te­rin auf die Mie­te­rin­nen und Mie­ter umgelegt.

Zu den kal­ten Betriebs­kos­ten gehö­ren alle sons­ti­gen Betriebs­kos­ten. Zum Bei­spiel die Grund­steu­er, die Was­ser­ver­sor­gung und Kos­ten der Ent­wäs­se­rung (Abwas­ser, Regen­was­ser), Müll­ab­fuhr, Stra­ßen­rei­ni­gung, Gebäu­de­rei­ni­gung, Beleuch­tung der All­ge­mein­be­rei­che, Schorn­stein­rei­ni­gung und Versicherungen.

Kön­nen Betriebs­kos­ten auf den Ver­mie­ter umge­legt werden?

Die sons­ti­gen Betriebs­kos­ten gehö­ren eben­falls zu den umla­ge­fä­hi­gen Neben­kos­ten. Sie wer­den in der Regel nach einem Ver­tei­ler­schlüs­sel auf alle Mie­te­rin­nen und Mie­ter umge­legt. Das kann ent­we­der nach Per­so­nen­an­zahl oder nach Wohn­flä­che ver­teilt werden.

Die Zusam­men­set­zung und Höhe der Betriebs- und Neben­kos­ten unter­schei­det sich von Immo­bi­lie zu Immo­bi­lie, aber auch zwi­schen ver­schie­de­nen Woh­nun­gen. So kann es in einem Haus durch­aus vor­kom­men, dass ein Nach­bar mit gleich gro­ßer Woh­nung einen ande­ren Betrag an Betriebs­kos­ten begleicht.

Kön­nen Betriebs­kos­ten von der Steu­er abge­setzt werden?

Ja, es ist tat­säch­lich mög­lich eini­ge Kos­ten aus der Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung steu­er­lich abzu­set­zen. Die­se Posi­tio­nen kön­nen bei­spiels­wei­se als haus­halts­na­he Dienst­leis­tun­gen in der Steu­er­erklä­rung ange­ge­ben werden:

  • Haus­rei­ni­gung
  • Gar­ten­pfle­ge
  • Haus­meis­ter­tä­tig­kei­ten
  • Auf­zug­war­tun­gen

Die­se Betriebs­kos­ten kön­nen Sie von der Steu­er absetzen

  • Zäh­ler­war­tung
  • Schorn­stein­fe­ger­tä­tig­kei­ten
  • War­tun­gen an Hei­zung und Wasserversorgung
  • Dach­rin­nen­rei­ni­gung
  • Dach- oder Fassadenarbeiten

Hin­weis: Es ist jedoch zu beach­ten, dass hier­von 20% des Arbeits­lohns, aber kei­ne Mate­ri­al­kos­ten abge­setzt wer­den können. 

Was ist eine Vor­aus­zah­lung der Betriebskosten? 

Im Miet­ver­trag wird ver­ein­bart, wie viel Vor­aus­zah­lung zusätz­lich zur monat­li­chen Kalt­mie­te für die Betriebs­kos­ten erho­ben wird. Am Ende des Jah­res rech­net der Ver­mie­ter oder die Ver­mie­te­rin die Jah­res­end­ab­rech­nung aus und ver­rech­net die Vor­aus­zah­lun­gen damit. Hat der Mie­ter oder die Mie­te­rin zu hohe Vor­aus­zah­lun­gen ent­rich­tet, wird eine Gut­schrift aus­ge­zahlt. Wur­den hin­ge­gen zu gerin­ge Vor­aus­zah­lun­gen geleis­tet, ist der Mie­ter oder die Mie­te­rin dazu ver­pflich­tet, die Dif­fe­renz in einer Nach­zah­lung zu beglei­chen. Um eine hohe Nach­zah­lung zu ver­mei­den, soll­te die Vor­aus­zah­lung an die Anfor­de­run­gen des ver­gan­ge­nen Jah­res ange­passt werden.

Wann wer­den Betriebs­kos­ten abgerechnet?

Gene­rell gilt eine Abrech­nungs­frist von 12 Mona­ten zum Ablauf des Abrech­nungs­zeit­raums. Die Frist darf nicht über­schrit­ten wer­den. Der Abrech­nungs­zeit­raum kann an die Heiz­pe­ri­ode ange­legt sein (01. August bis 31. Juli des Fol­ge­jah­res) oder an den Beginn des Miet­ver­hält­nis­ses. Meist ist eine Ver­ein­ba­rung über den Zeit­raum bereits im Miet­ver­trag fest­ge­legt. Bei Betriebs­kos­ten­ab­rech­nun­gen der GWG-Grup­pe ist der Abrech­nungs­zeit­raum das Kalen­der­jahr: Die Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung des Vor­jah­res wird bis zum 31.12. des lau­fen­des Jah­res erstellt. Das gilt auch, wenn wäh­rend des Abrech­nungs­zeit­raums ein Umzug statt­ge­fun­den hat. 

Gibt es noch Fra­gen zu Ihrer Abrechnung? 

Gene­rell ist der Ver­mie­ter oder die Ver­mie­te­rin der rich­ti­ge Ansprech­part­ner für Abrech­nungs­fra­gen. Falls Sie kon­kre­te Fra­gen zu Ihrer Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung haben, die Sie von uns erhal­ten haben, wer­fen Sie ger­ne einen Blick unse­re umfang­rei­chen FAQs. Hier beant­wor­ten wir als Ihr Ver­mie­ter vie­le häu­fi­ge Fra­gen rund um das The­ma Betriebskosten.

Die wich­tigs­ten fra­gen auf einen blick 

Neben­kos­ten sind die jähr­li­chen Kos­ten, die einem Ver­mie­ter oder einer Ver­mie­te­rin im Zusam­men­hang mit einer Immo­bi­lie ent­ste­hen. Dar­un­ter fal­len bei­spiels­wei­se Instand­hal­tungs- oder Ver­wal­tungs­kos­ten, die ein­ma­lig anfallen.

Alle Kos­ten, die im lau­fen­den Betrieb einer Immo­bi­lie anfal­len. Es kann zwi­schen war­men und kal­ten Betriebs­kos­ten unter­schie­den werden.

Die sons­ti­gen Betriebs­kos­ten gehö­ren eben­falls zu den umla­ge­fä­hi­gen Neben­kos­ten. Sie wer­den in der Regel nach einem Ver­tei­ler­schlüs­sel auf alle Mie­te­rin­nen und Mie­ter umge­legt. Das kann ent­we­der nach Per­so­nen­an­zahl oder nach Wohn­flä­che ver­teilt werden.

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